11 اشتباه رایج در برنامه ریزی روزانه

تا کنون چند بار در زندگی برنامه‌ریزی کرده‌اید اما فقط مدت کوتاهی بین یک روز تا چند هفته به آن پایبند بوده‌اید؟ در واقع عدم پایبندی به برنامه ریزی روزانه یا بلندمدت، فقط به این دلیل نیست که اشتباهاتی در برنامه‌ریزی مرتکب می‌شویم، بلکه عموماً به دلیل عدم آگاهی از این اشتباهات و تکرار مکرر آن‌ها در تمامی زمان‌بندی‌های‌مان است.
برنامه‌ریزی یک مهارت قابل یادگیری است. هرجا مهارتی وجود دارد اشتباه در انجام آن طبیعی است. تنها راه مسلط شدن در یک مهارت، تکرار چرخه‌ی انجام آن، شکست، یادگیری از شکست (کسب تجربه)، و امتحان دوباره است. برای یادگرفتن از اشتباهات و عدم ارتکاب چندباره‌ی یک اشتباه، ابتدا باید از این اشتباهات آگاه شویم. در ادامه‌ی این مطلب، با چندین اشتباه رایج در مدیریت زمان آشنا می‌شویم.

1. لیستی از کارهای‌تان تهیه نمی‌کنید

نداشتن فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید، سبب سردرگمی شما می‌شود. هنگام برنامه‌ریزی نمی‌دانید چه کاری باید انجام دهید و معمولاً با ورود کارهای جدید، برنامه‌ی از پیش تعیین شده را رها می‌کنید و سراغ انجام کارهای تازه می‌روید. با این کار همیشه مشغول انجام کارهای اورژانسی هستید و پشت سرتان انبوهی از کارهای انجام نشده یا ناتمام به جا می‌گذارید. فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید داشته باشید و تاریخی برای انجام هر کار مشخص کنید تا بدانید برای فردا چه کارهایی را باید انجام دهید. همچنین پیش از نوشتن کارهای جدید در لیست کارهای‌تان، آن‌ها را انجام ندهید.

2. کارهای‌تان را اولویت‌بندی نمی‌کنید

بعید است بتوانید به تمامی کارهای‌تان برسید، پس بهتر است وقتتان را صرف کارهایی کنید که از باقی کارها مهم‌ترند. با این کار، در پایان روز، احساس نمی‌کنید از پا افتاده‌اید اما کار مهمی انجام نداده‌اید و همان‌جایی قرار دارید که صبح قرار داشتید. در این مقاله با یکی از روش‌های اولویت‌بندی و حذف کارها آشنا شده‌اید.

3. روزتان را دیر آغاز می‌کنید

منظور از دیر آغاز کردن روز، دیر بیدار شدن از خواب نیست، بلکه منظور فاصله‌ی زمانی بین بیدار شدن و پیگیری اهدافتان است. اگر شما ساعت 5 از خواب بیدار می‌شوید اما تا 9 صبح مشغول انجام کارهای کم‌اهمیت و بی‌اهمیت مانند صحبت با همکاران، چک کردن شبکه‌های اجتماعی، پاسخ دادن به ایمیل‌های بی‌اهمیت و… می‌شوید، صبحتان را دیرتر از کسی آغاز می‌کنید که ساعت 7 از خواب بیدار می‌شود و از ساعت 8 به سراغ امور مهم و تأثیرگذار زندگی‌ش می‌رود.
داشتن روتین‌ صبح‌گاهی یکی از بهترین روش‌ها برای هرچه سریع‌تر و باانگیزه‌تر شروع کردن روز است. به عنوان مثال می‌توانید پس از بیدار شدن، شکرگزاری و مراقبه کنید، و پس از انجام چند حرکت ورزشی، برنامه‌ی روز پیش رو را مرور نمایید. پس از صرف صبحانه نیز یک کلیپ آموزشی یا انگیزشی کوتاه تماشا کنید. سایت تد حاوی انبوهی از سخنرانی‌های آموزشی و انگیزشی با زیرنویس فارسی است.

4. به جای انرژی، دقایقتان را برنامه‌ریزی می‌کنید

بهتر است به جای زمان، انرژی‌تان را مدیریت کنید. دو ساعت از روز را برای انجام خلاقانه‌ترین، چالش‌برانگیزترین و ثمربخش‌ترین کار روزانه مشخص کنید و باقی کارها را طوری برنامه‌ریزی کنید که با حداکثر انرژی ذهنی وارد این دو ساعت شوید.

5. در انجام کارها تنبلی می‌کنید

اهمال‌کاری آفت مدیریت زمان است. اهمال‌کاری یعنی برای انجام کاری برنامه‌ریزی کنید ولی آن را در زمان تعیین شده انجام ندهید. اهمال‌کاری علل و انواع گوناگونی دارد. یکی از کتاب‌های خوب برای شناخت و درمان اهمال‌کاری را کمی جلوتر به شما معرفی خواهم کرد.

6. محیط کارتان مملو از عوامل حواسپرتی است

از دست دادن تمرکز یعنی از دست دادن انرژی. کار کردن در محیط با سر و صدای زیاد، نور نامناسب و مزاحمت‌های فراوان، یعنی از دست دادن زمان و انرژی حین انجام کار،‌ و در یک کلام کاهش کارآیی. امروزه گوشی‌های هوشمند و اینترنت موبایل، یکی از همگانی‌ترین عوامل حواسپرتی است. هنگام انجام هر کاری، لطفاً گوشی موبایل‌تان را خاموش نمایید یا آن را جایی قرار دهید که مقابل چشمتان نباشد. اینترنت گوشی را خاموش و آن را در حالت لرزان یا بی‌صدا قرار دهید.

7. زمان لازم برای انجام یک کار را به درستی تخمین نمی‌زنید

تخمین زدن نادرست، مساوی است با نیمه‌کاره رها کردن یک وظیفه یا صرف‌نظر کردن از انجام وظایف برنامه‌ریزی‌شده‌ی بعدی. اگر همیشه در ارزیابی زمان لازم مشکل دارید، لطفاً برای یک مدت زمان انجام هر کار را ابتدا حدس بزنید و سپس بررسی کنید حدستان درست بوده است یا خیر. فراموش نکنید این مقادیر را یادداشت نمایید. این تخمین‌ها می‌تواند در مورد زمان نوشتن یک نامه‌ی اداری، پاسخ‌گویی به ارباب رجوع یا امور ساده‌ای مانند مسواک زدن و آماده شدن باشد. تخمین مهارتی است که با تمرین به مرور بهبود می‌یابد.

8. بیشتر مشغولید تا مؤثر

هنگامی که دوران خدمت سربازی را می‌گذراندم، فرماندهان بیشتر به میزان کاری که هر یک از پرسنل انجام می‌داد توجه می‌کردند تا نتیجه‌ی کار. متأسفانه این اشتباهی است که بسیاری از ما در زندگی شخصی و کاری مرتکب می‌شویم. تصور می‌کنیم پر کردن ساعت به ساعت زندگی با وظایفی که در فهرست کارهای‌مان نوشته‌ایم سبب می‌شود فردی کارآمد شویم. اشتباه همین‌جاست. برای کارآمدتر شدن باید زمان‌تان را بر اساس اولویت کارها زمان‌بندی کنید و هنگام برنامه‌ریزی به 2 ساعت اصلی روز توجه کنید.

9. کمال‌گرا هستنید

یکی دیگر از آسیب‌های مدیریت زمان، کمالگرایی است. می‌خواهید همین امروز کارها را به نحو احسن و با بالاترین کیفیت انجام دهید. هرگز چنین کاری ممکن نیست چون هرچه بیشتر در کاری مهارت کسب کنید، آن را کامل‌تر انجام خواهید داد. پس کارها را تا حدی کامل کنید که نتیجه‌ی مورد نظر را برای شما به ارمغان بیاورد. کتاب «کتاب کار راهنمای غلبه بر اهمال‌کاری، نگرانی و کمال‌گرایی»‌ نوشته‌ی «پاملا ویگارتز» و «کوین گورکی» یک کتاب خوب برای رهایی از اهمال‌کاری و کمال‌گرایی است.

10. در زندگی تعادل را رعایت نمی‌کنید

زندگی شما همواره باید در 5 بخش سلامتی و تفریحات، بهبود فردی، خانواده و ارتباطات، درآمد و کسب‌و‌کار و به جا گذاشتن میراثی برای آیندگان در جریان باشد. عدم رعایت تعادل، نظم زندگی شما را به مخاطره می‌اندازد. با حذف تفریحات، اهمال‌کاری افزایش می‌یابد. با حذف خانواده و ارتباطات، درآمد و کسب‌وکار بی‌معنا می‌شود. اگر میراثی جاودانه به جا نگذارید، دوران کهن‌سالی احساس پشیمانی خواهید کرد. پس اهدافی برای این 5 بخش داشته باشید.

11. در پایان روز کاری، برنامه‌ریزی نمی‌کنید

پایان هر روز، روزی را که پشت سر گذاشته‌اید بررسی کنید. به کدام وظایفتان رسیدید و کدام را به آینده موکول کردید؟ دلایل موفقیت و شکست‌های‌تان در پایبندی به برنامه‌ریزی را بررسی کنید و راه‌کاری برای جلوگیری از اشتباهات گذشته بیابید. اهدافتان را مجدداً مرور و برنامه‌ی فردا را تنظیم نمایید. با این کار مانند ساعتی که در پایان شب مجدداً کوک و تنظیم می‌شود آماده‌ می‌شوید تا روز بعد با آمادگی ذهنی بیشتری برای پیگیری اهدافتان آغاز کنید.