چرا به برنامه‌هایم عمل نمی‌کنم؟ بخش دوم

در قسمت اول این مقاله، روش‌های صحیح هدفگذاری را مرور کردیم؛ اما گاهی، علیرغم داشتن هدف‌های درست و باورپذیر، باز هم به برنامه‌هایمان عمل نمی‌کنیم. در واقع، هدفگذاری را بلدیم اما برنامه‌ریزی را خیر. حتی اگر گمان می‌کنید با روش‌های اصولی برنامه‌ریزی آگاهید اما همچنان در عمل به آن ناکام می‌مانید، لطفاً این بخش را به دقت مطالعه نمایید.

اشتباهات رایج در برنامه‌ریزی

الف. برنامه‌ریزی ساعتی دشمن عملگرایی است.

اکثر ما برنامه‌ریزی را در مدرسه آموخته‌ایم. برنامه‌ی مدرسه اولین برنامه‌ای است که با آن آشنا شده‌ایم. برنامه‌ای که هر ساعت از آن به فعالیت مشخصی اختصاص داشت. متأسفانه بسیاری از ما همچنان به همان روش برنامه‌ریزی می‌کنیم.

اولین ایراد این نوع برنامه‌ریزی، کاهش افق دید است. برنامه‌ریزی ساعتی فقط بر فوریت کارها تمرکز دارد و به اهمیت آنها توجهی نمی‌کند. در مورد فوریت و اهمیت کارها در این مقاله به تفصیل صحبت کرده‌ایم.

دومین عیب برنامه‌ریزی ساعتی، فشردگی کارها است. هنوز کاری تمام نشده مجبورید به سراغ کار دیگری بروید. اگر به کمالگرایی مبتلا هستید، شاید برنامه‌ریزی ساعتی موقتاً برای رفع این مشکل مناسب باشد، اما در درازمدت برنامه‌ریزی‌های ساعتی فقط انرژی شما را تحلیل می‌برند و در انتها با انبوهی از امور نیمه‌تمام مواجه می‌شوید.

چه باید کرد؟ برنامه‌ریزی هفتگی. ابتدا در برنامه‌ی خود مشخص کنید چه زمان‌هایی را به کار کردن اختصاص می‌دهید، چه زمانی برای خانواده، چه زمانی برای خودتان و… (این بخش‌ها را اهداف شما تعیین می‌کنند). حال باید لیستی از کارهایتان تهیه و آنها را اولویت‌بندی کنید و همیشه در حال تکمیل این فهرست باشید.

ممکن است برنامه‌ی روزمره‌ای داشته باشید که در دل این برنامه هر روز تکرار شود. مثلاً مجبور باشید ساعت 12:30 به دنبال فرزندتان بروید. ایرادی ندارد! این کارهای روزمره را در برنامه مشخص کنید ولی تمام روز را ساعت‌بندی نکنید.

به عنوان مثال اگر شنبه تا چهارشنبه از ساعت 8 تا 13 کار می‌کنید، می‌توانید این بلوک را در برنامه‌ی خود مشخص کنید به عنوان ساعت کاری. سپس، هر روز، به لیست کارها مراجعه کنید و ببینید کدامیک را باید اول انجام دهید: 8 الی 9: رسیدگی به شکایات مشتریان، 9 الی 10:30: ملاقات با یک شریک تجاری، 10:30 الی 11: چک کردن ایمیل. در این بین زمان‌هایی را به استراحت نیز اختصاص دهید.

ب. تخمین‌زننده‌ی خوبی نیستید.

اگر نتوانید زمان لازم برای انجام کاری را به درستی ارزیابی کنید، همیشه یا زمان‌های از دست‌رفته‌ی زیادی خواهید داشت و یا برنامه‌های‌تان با یکدیگر تداخل خواهد کرد. اگر رساندن فرزندتان از مدرسه به خانه یک ساعت و 15 دقیقه طول می‌کشد، اما شما آن را 45 دقیقه تخمین زده باشید، از زمانی که برای کار بعدی تعیین کرده‌اید کاسته خواهد شد.

برای اجتناب از چنین مشکلی، اول باید همیشه زمان اضافی در نظر بگیرید. پیشنهاد من این است، از قانون 4 به 1 استفاده کنید. به ازای هر 5 دقیقه که کاری زمان می‌برد، 4 دقیقه زمان بیشتری به آن اختصاص دهید. مثلاً در مثال قبلی، به جای یک ساعت و 15 دقیقه، یک ساعت و 34 دقیقه زمان اختصاص دهید (75 دقیقه تقسیم بر 4، تقریباً برابر 19 دقیقه می‌شود).

دوم، برای چند هفته، هر کاری که انجام می‌دهید و زمانی را که صرف تکمیل آن کرده‌اید یادداشت نمایید. با این روش خواهید دانست هر کاری چه مقدار زمان می‌برد و پس از این ارزیابی‌های دقیق‌تری از زمان انجام کار خواهید داشت. برای کارهایی که همیشه انجام نمی‌شوند، مانند اثاث کشی به خانه‌ی جدید، می‌توانید از دوستانی که تجربه‌ی این کار را داشته‌اند کمک بگیرید.

سوم، اگر زمان خالی پیدا کردید، به فهرست کارهایتان مراجعه کنید و ببینید کدام کار را می‌توانید در این زمان انجام دهید. شاید بتوانید بخشی از یک کار بزرگتر را در این هدیه‌ی زمانی تکمیل کنید. فرض کنید می‌خواهید از فروشگاه خاصی، مانتو یا کت و شلوار تهیه کنید و ناگهان 30 دقیقه زمان آزاد پیدا کرده‌اید. شاید نتوانید در این زمان برای خرید لباس به فروشگاه بروید، اما می‌توانید به سایت آن فروشگاه رفته و چند مدل مانتو یا کت و شلوار را انتخاب نمایید تا زمان کمتری در فروشگاه معطل شوید.

پ. حالتان از برنامه‌ای که ریخته‌اید به هم می‌خورد!

اگر تا کنون برنامه‌ی زمانی مشخصی نداشته‌اید، احتمالاً کارهای عقب افتاده‌ی زیادی دارید. مهم‌ترین دلیل اجتناب از انجام آنها، لذت نبردن از انجام چنین کارهایی است. اکنون تمام ساعات برنامه‌ی خود را به انجام این قبیل کارها اختصاص داده‌اید. جای تعجب ندارد که مغز شما از پذیرش چنین برنامه‌ای سرباز بزند. برنامه‌ای برای طولانی مدت تهیه کنید و تلاش کنید هفته‌ای دو یا سه‌تا از این کارها را انجام دهید. پیشنهاد می‌کنم روز خود را با انجام کاری که انجام آن برای‌تان ناخوشایندتر است آغاز کنید. اینگونه باقی کارها را با رضایت خاطر بیشتری انجام خواهید داد.

ت. زمان مناسبی را برای انجام کار در نظر نگرفته‌اید.

هر یک از ما برخی کارها را در زمان بخصوصی از روز بهتر انجام می‌دهیم. مثلاً ممکن است صبح‌ها آنچه را می‌خوانیم بهتر متوجه شویم، عصرها هنگام ملاقات با مشتری خوش‌برخوردتر باشیم و شب‌ها گزارش‌ها را راحت‌تر بنویسم. هنگام برنامه‌ریزی دقت کنید زمان انجام کار را با چرخه‌ی تمرکز و انرژی بدنتان تنظیم کنید. اینجا می‌توانید یک کلیپ جالب در مورد چرخه‌ی تمرکز-انرژی مشاهده کنید.

ث. منتظر نمانید.

باید برای کار مهمی برنامه‌ریزی کنید، اما انجام آن را به زمانی موکول می‌کنید که کارهای (عقب‌افتاده‌ی)‌ فعلی را به پایان برسانید. به جای این که بگویید «اول این کارها را انجام دهم بعد…» تعیین کنید «چه زمانی آن کار مهم را آغاز خواهید کرد». به چنین زمان‌هایی پایبند بمانید و خود را متعهد کنید کارهای دیگر را تا پیش از آن زمان به پایان برسانید.

ج. برنامه‌ی خودتان را داشته باشید.

اغلب مردم، کار خود را از ساعت 8 آغاز می‌کنند، بین ساعت 13 تا 14 نهار مفصلی می‌خورند، ساعت 17 به خانه می‌روند و بین ساعت 20 تا 22 شام میل می‌کنند. اما شاید این برنامه برای شما مناسب نباشد. شاید برای شما بهتر است ساعت 10 کار خود را آغاز نمایید، ساعت 12 نهار مختصری بخورید اما شب زودتر شام مفصلی میل کنید. برنامه‌ی زمانی‌تان باید مناسب با اهداف، نیازها و سبک خاص زندگی شما باشد. هر کس باید برنامه‌ی خودش را داشته باشد. به این فکر کنید، چه برنامه‌ای بهره‌وری شما در انجام کارها را به حداکثر و استرس و اضطرابتان را به کمترین سطح ممکن خواهند رساند.