مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها همیشه بیش از زمانشان کار برای انجام دادن دارند به همین دلیل توانایی یک مدیر در واگذاری صحیح کارها به کارمندانش، تعیین کننده‌ی میزان کارآمدی اوست. اما مشکل زمانی به وجود می‌آید که کارمندان کار واگذار شده را مجدداً به مدیران باز می‌گردانند. در این حالت نه تنها از حجم کاری مدیران کاسته نمی‌شود بلکه زمان بیشتری هنگام برگزاری جلسات بی‌نتیجه از دست می‌رود.

اگر مدیر هستید چه راهکاری برای جلوگیری از واگذاری معکوس وظایف دارید؟ در این مقاله با چند راه حل پیشگیری از واگذاری معوکس آشنا می‌شوید.

پیش از واگذاری گفت‌وگو کنید

قبل از واگذاری مسئولیت به شخص مورد نظر، با وی در این باره گفت‌وگو کنید. در این صحبت‌ها، کار را کاملاً برای کارمندتان واضح و شفاف کنید. مسئولیت‌ها و منابع را به طور واضح مشخص کنید و به او بگویید انتظار چه نتایجی را دارید. مطمئن شوید وی با پذیرش این مسئولیت موافق است. گفت‌وگو پیش از واگذاری سبب افزایش تعهد در انجام کار می‌شود.

کار را کاملاً واگذار نمایید

پس از تفویض کار به کارمندان، به آن‌ها آزادی کامل دهید تا به روش خودشان به نتایجی که شما مایلید دست پیدا کنند. فراموش نکنید آنچه شما واگذار کرده‌اید نتایج است نه مراحل کار. از اینکه آنان را مجبور نمایید به روش مورد تأیید شما کار کنند یا پیش از هر تصمیمی شما را مطلع سازند اجتناب کنید. چنین روشی سبب می‌شود کارمندان شما پس از مدتی مجدداً تمام مسئولیت‌ها را به شما بازگردانند.

خودشان را مسئول حل مشکلاتشان نمایید

به کارمندانتان بگویید هنگام بروز مشکل، تنها زمانی مجاز هستند به شما مراجعه کنند که موارد زیر را مکتوب کرده باشند:

1. صورت مسئله را به طور شفاف بر روی کاغذ توصیف و اطلاعات کامل را جمع‌آوری نموده باشند.
2. تمامی دلایل بروز مشکل را تعریف و بررسی و دلایل را به صورت مکتوب بر روی کاغذ نوشته باشند.
3. آن‌ها را مجبور به تفکر کنید. از آن‌ها بخواهید حداقل 25 راه حل برای مشکل به وجود آمده بنویسند.
4. به آنها بگویید پیش از حضور پیش شما، یک راه حل را انتخاب و دلایل این انتخاب را مفصلاً مکتوب کنند. همچنین راه حل‌های جایگزین را نیز مشخص نمایند.

در بیشتر مواقع، پس از طی مراحل بالا، راه حل مشکل آشکار می‌شود و کارمندانتان دیگر نیازی به انتقال آن مشکل به شما نخواهند داشت.

مراقب نفستان باشید

گاهی کارمندان تلاش می‌کنند با چرب زبانی مسئولیت‌های‌شان را مجدداً به مدیران واگذار کنند. آن‌ها با این دلیل که شما در حل این مسائل تواناتر، ماهرتر، باتجربه‌تر و… هستید سعی می‌نمایند شما را متعاقد کنند وظایف آن‌ها را به دوش بکشید. در چنین مواردی مراقب نفس خودپسندتان باشید و بازپس گرفتن وظایف آن‌ها جداً اجتناب نمایید.