چگونه کارهایم را اولویت بندی کنم؟

به اولویتها اولویت دهید.

صبح در اداره، بیش از هر کارمند دیگری کار می‌کنید، عصر که به خانه باز می‌گردید به همسر و فرزندانتان می‌رسید. خریدهای منزل را انجام می‌دهید، آشپزی، تمیزکاری، تکالیف بچه‌ها و ده‌ها کار ریز و درشت دیگر انجام می‌دهید و هنگامی که به تختخواب می‌روید از شدت خستگی توان پلک زدن هم ندارید؛ با این وجود، رئیستان از نتایج کارتان راضی نیست و به نظر می‌رسد کارهای خانه هرگز تمامی ندارند. کار پشت کار بدون آنکه بتوانید زمانی را به خودتان اختصاص دهید.

پیش از این با روش‌های افزایش سرعت زندگی آشنا شده‌ایم و در این مقاله می‌خواهم با شما در مورد امور مهم زندگی و نشتی‌های زمان صحبت کنم.

فوریت یا اهمیت؟

هر کاری مانند سکه دو رو دارد: روی فوریت و روی اهمیت. اگر احساس می‌کنید در زندگی هر کاری می‌کنید باز هم کارهای فراوانی دارید و علیرغم این همه کار، در زندگی پیشرفت نمی‌کنید (و حتی هر روز بدتر از دیروز می‌شوید)، مشکل شما تمرکز بر روی فوریت کارها به جای اهمیت آن‌ها است. هر کار فوری‌ای الزاماً مهم نیست.

کار فوری، فعالیتی است که نمی‌توانید آن را به آینده موکول کنید، و اگر به آینده موکول شود انجام آن بی‌تأثیر یا بی‌فایده خواهد بود. فوریت کارها ناشی از فشارها و عوامل بیرونی است.

کار مهم، فعالیتی است که انجام دادن یا انجام ندادن آن، در زندگی شما پیامدی در پی خواهد داشت. این پیامد معمولاً بلندمدت است و در کوتاه مدت تأثیر چندانی بر زندگی شما نمی‌گذارد.

با توجه به این دو عامل، مطابق نمودار زیر کارها را می‌توان در چهار دسته قرار داد:

ماتریس اولویت بندی (ماتریس آیزنهاور)

اول. کارهای مهم و فوری (بخش سرخابی)

برای پایان هفته برنامه‌ریزی کرده‌اید اما رییستان از شما می‌خواهد گزارشی را تا دوشنبه به او تحویل دهید. تحویل ندادن این گزارش تأثیر بدی در شرایط کاری شما خواهد گذاشت، در حالی‌‌که انجام آن می‌تواند توانایی‌های شما را به رییستان ثابت کند.
شب می‌خواهید به سینما بروید اما فرزندتان تب دارد و مجبورید او را به درمانگاه ببرید.
از دادگاه نامه‌ای دریافت می‌کنید که باید سه‌شنبه ساعت ۹ آنجا حاضر شوید؛ پس مجبورید برنامه‌های سه‌شنبه صبح خود را کنسل نمایید.

هیچ‌یک از این کارها را نمی‌توانید به بعد موکول کنید. در مقابل چنین فعالیت‌هایی فقط می‌توانید یک استراتژی در پیش بگیرید: در اسرع وقت انجامشان دهید.

دوم. کارهای مهم و غیرفوری (بخش سبز)

این بخش از کارها، فعالیت‌هایی هستند که رشد و پیشرفت بلندمدت شما را تعیین می‌کنند. به ندرت سراغ انجام این کارها می‌رویم در حالی‌که باید بیشتر زمان خود را در این بخش بگذرانیم. پیامدهای توجه یا عدم توجه به فعالیت‌های این دسته، در طولانی مدت در زندگی پدیدار می‌شوند:

  • مطالعه‌ی روزانه و افزایش مهارت‌های کاری و کسب درآمد،
  • پس‌انداز و سرمایه‌گذاری،
  • یادگیری مهارت‌های ارتباط با همسر و فرزندان،
  • ورزش روزانه و آغاز رژیم غذایی مناسب؛

این مثال‌ها تنها بخشی از فعالیت‌های این دسته را شامل می‌شوند. هر فعالیتی که ما را به اهداف بلندمدت زندگی‌مان نزدیک می‌کند، در این بخش قرار می‌گیرد.

تفاوت انسان‌های موفق با افراد معمولی در نحوه‌ی گذراندن زمانشان است. افراد موفق بیشتر عمرشان را در این بخش سپری می‌کنند؛ در حالی‌که انسان‌های غیرموفق حتی متوجه وجود چنین بخشی در زندگی‌شان نیستند. اگر در زندگی پیشرفت نمی‌کنید، به این دلیل است که به اندازه‌ی کافی به امور مهم زندگی‌تان نمی‌پردازید. معمولاً افرادی از این بخش زندگی غافل هستند که یا اهداف مدونی ندارند و یا اهدافشان را پیگیری نمی‌کنند.

سوم. کارهای فوری و غیرمهم (بخش نارنجی)

اگر همیشه وقت کم می‌آورید، هرچه کار می‌کنید باز هم کارهای انجام نشده‌ی زیادی دارید و سرعت پیشرفت شما با میزان تلاشتان همخوانی ندارد احتمالاً زمان زیادی را به انجام کارهای فوری و غیرمهم اختصاص می‌دهید. کارهای فوری و غیرمهم کارهایی هستند که اهمیت آنها برای دیگران است:

  • مشغول صحبت با مشتری مهمی هستید که همکارتان از شما می‌خواهد فوراً نگاهی به متن قراردادی که تنظیم کرده است بیاندازید،
  • با همسرتان در حال برنامه‌ریزی سفر هستید که دوستتان تماس می‌گیرد،
  • آماده‌ی ورزش کردن هستید که فرزندتان از شما می‌خواهد همین الآن برای خرید تبلت با او به بازار بروید.

این دسته از فعالیت‌ها فریبکار و دروغگواند و تلاش می‌کنند خود را به جای فعالیت‌های بخش اول جا بزنند. هنگام مواجهه با چنین کارهایی می‌توانید استراتژی‌های زیر را اتخاذ کنید:

  • رد کنید. منطقی و آرام به همکارتان توضیح دهید که هم‌اکنون در حال صحبت با مشتری هستید و دور از ادب است در حضور ایشان متن قرارداد را مرور کنید. نه گفتن مهارتی قابل یادگیری است.
  • واگذار کنید. از همکارتان بخواهید از کس دیگری راهنمایی بگیرد.
  • راهکار بدهید. به همکارتان بگویید می‌تواند خودش موارد قرارداد را با کتابچه‌ی راهنمای قراردادهای شرکت مطابقت دهد.
  • مهلت بگیرید. به همکارتان بگویید اگر مایل است می‌توانید پیش از نهار متن قرارداد را چک کنید.

چهارم. کارهای غیرفوری و غیرمهم (بخش طوسی رنگ)

می‌خواهید بدبخت شوید؟ زندگیتان را با انجام امور غیرفوری و غیرمهم تلف کنید. ساعت‌ها در اینستاگرام کلیپ ببینید، محتوای پوچ و بی‌مایه‌ی تلگرامی را بخوانید، در Imo با دوستان و اقوامتان چت کنید. سریال‌های تکراری و اخبار تماشا کنید. به شما تضمین می‌دهم اگر در این بخش زندگی کنید ۱۰۰٪ بدبخت می‌شوید. انسان‌های افسرده، بی‌انگیزه و فاقد عزت نفس، بیشتر زمانشان را به انجام چنین اموری اختصاص می‌دهند.

گاهی نیز برای فرار از فشار ناشی از فوریت کارها به این بخش پناه می‌آوریم، غافل از اینکه این پناهگاه در واقع دام بلاست.

تنها راهکاری که می‌توانم برای این کارها پیشنهاد دهم این است که تا حد امکان کارهای این بخش را حذف یا محدود کنید.

آیا منظورتان این است که نباید تفریح کنیم؟

شاید با خودتان تصور کنید اختصاص زمان به امور مهم (فوری یا غیرفوری زندگی) به معنای فقط کار کردن است بدون اینکه زمانی را به تفریح اختصاص دهید. خیر، اینگونه نیست. اگر تعیین اهداف را به درستی آموزش دیده باشید، می‌دانید که کامیابی به معنای موفقیت در تمامی بخش‌های زندگی است. شما باید اهدافی برای تمامی جنبه‌های زندگی داشته باشید. هر فعالیتی که کمکی به یکی از اهداف شما می‌کند جزو فعالیت‌های مهم زندگی شما طبقه‌بندی می‌شود. مهم این است که تعادل را در زندگی رعایت کنید. تعادل به معنای اختصاص زمان برابر به هر هدف نیست، بلکه برای داشتن زندگی متعادل، علاوه بر تعداد دقایق، باید بر کیفیت گذارندن زمان نیز توجه کنید.

کارهایتان را بنویسید.

در یک دفتر یا در یک اپلیکیشن مناسب در گوشی همراهتان، هر کاری که انجام می‌دهید را به همراه ساعت و مدت زمان انجام آن یادداشت نمایید. حتی آب خوردن، چک کردن گوشی را نیز یادداشت کنید. در پایان شب مشخص کنید وضعیت هر یک از فعالیت‌ها از نظر مهم و فوری بودن چگونه است.

مثالی از نحوه ثبت فعالیت ها
مثالی از ثبت فعالیت‌ها. کوچکترین فعالیت‌ها را نیز یادداشت نماید.

پس از دو هفته درخواهید یافت بیشتر درگیر کدام بخش از امور هستید. با دانستن این موضوع بهتر می‌توانید زمانتان را مدیریت کنید و نشتی‌های زمانتان را خواهید شناخت. به شما پیشنهاد می‌کنم ثبت کارهایی که در روز انجام می‌دهید را برای همیشه انجام دهید. بهتر است ثبت این امور در ابتدای انجام آن باشد و نه پس از فارغ شدن از انجام آن؛ به عنوان مثال هنگامی که سر میز صبحانه می‌نشینید خوردن صبحانه را یادداشت کنید و بعد صبحانه‌یتان را میل نمایید.

توصیه‌ای برای اولویت‌بندی در محیط کار

گاهی در محیط کار فقط به انجام کارهای مهم (فوری و غیرفوری) تمرکز دارید و از انجام کارهای غیرمهم اجتناب می‌کنید، اما باز هم در محیط کار پیشرفت چندانی ندارید. معمولاً مهم‌ترین دلیل این است که کارهایی که انجام می‌دهید فقط از نظر شما مهم است،‌ نه از نظر رییستان. ممکن است زمان زیادی را صرف صفحه‌آرایی و زیباسازی گزارشات کنید در حالی‌که برای رییستان محتوای گزارش مهم باشد یا برعکس.

از خودتان بپرسید شرکت برای انجام چه کاری به شما حقوق می‌دهد؟ از رییستان بپرسید مهم‌ترین دلیل استخدام شما چه بوده است؟ مهم‌ترین انتظاری که رییستان از شما دارد چیست؟ اگر مشتری دارید از آنان بپرسید چه انتظاراتی دارند؟ و سپس زمان و توان خود را بر آنچه از نظر کارفرما یا مشتریان شما مهم است متمرکز کنید. مهارت‌هایی را بیاموزید که در خدمت رسیدن به اهداف رییس و شرکت و مشتریانتان باشد و به زودی خواهید دید میزان رضایت مشتریان و کارفرمایتان از شما افزایش خواهد یافت.

جمع‌بندی

اگر خواهان موفقیت و رضایت از زندگی هستید، زندگی خود را وقف امور مهم زندگی‌تان کنید. اهداف خود را تعیین کنید و قبل از انجام هر کاری بپرسید: «آیا این کار مهم است؟ به کدام هدفم خدمت می‌کند؟» ابتدا به کارهای مهم و فوری و سپس به امور مهم و غیرفوری بپردازید.

علاوه بر این، فراموش نکنید، شرط کامیابی موفقیت در تمامی جنبه‌های زندگی است. اهداف خود را جامع تعیین کنید و زمان خود را به صورت صحیح بین اهدافتان تقسیم نمایید.

دیدگاهتان را بنویسید