اهمیت نظم و سازماندهی محیط کار

اتاق و میز کار شما در شرکت یا اداره تا چه حد مرتب و تمیز است؟ آیا شما نیز مانند بسیاری از کارمندان و شاغلین بر این باور هستید که محیط کاری تمیز و مرتب، سبب می‌شود در نظر رئیس و همکارانتان فردی بی‌کار و بی‌فایده به نظر برسید؟ آیا معتقدید محیط کاری شلوغ و شلخته، سبب می‌شود خلاق‌تر باشید و بهتر کار کنید؟ بسیاری بر این تصورند که نظم محل کار، دست و پای آنها را می‌بنند و حفظ نظم باعث می‌شود در انتهای ساعت کاری خسته‌تر از دیگران باشند.

در ادامه به بررسی این باورها و تأثیر نظم محیطی در پیشرفت شغلی شما می‌پردازیم.

دیگران شما را چگونه توصیف می‌کنند؟

تصور کنید رئیستان وارد اتاقتان می‌شود، از شما در مورد پیگیری یک نامه سئوال می‌کند و شما در مقابل وی زیر انبوهی از کاغذ به دنبال آن نامه می‌گردید تا اطلاعات دقیقی به وی بدهید. پس از جست‌وجو در کشوها و پرونده‌ها بالاخره حوصله‌ی رئیستان سر می‌رود و از شما می‌خواهد هر زمان نامه را پیدا کردید به اتاق وی بروید. اگر برای پیگیری آن نامه زحمت زیادی کشیده باشید، آیا با چنین وضعیتی کسی قدر زحمات شما را خواهد دانست؟ مقابل رئیستان چه احساسی خواهید داشت؟

اگر اتاق کار و میز شما مرتب و سازمان‌یافته باشد، در ذهن رئیس و همکارانتان، نام شما با واژه‌ی نظم و سپس با واژه‌ی دقت عجین خواهد شد. کدام کارمند است که مایل نباشد در ذهن رئیسش منظم و دقیق به نظر نرسد؟ هیچ‌کس بر این باور نیست که یک کارمند شلخته بهتر از یک کارمند منضبط کار می‌کند.

یک اتاق منظم نشان‌دهنده‌ی یک ذهن منظم است

در طول روز، بارها همکاران شما از شما می‌خواهند تا از کار خود دست کشیده و ابتدا پاسخ مشکل آن‌ها را بدهید؛ پرونده‌ای را پیگیری کنید، نامه‌ای را ارجاع دهید و… پاسخ منفی دادن به همکاران در چنین مواقعی دشوار است؛ ولی اگر همیشه محیط کار خود را تمیز و منظم نگاه دارید، ناخودآگاه به آنان القا می‌کنید که در استفاده از زمان نیز، شخصی منظم و منضبط هستید و هر کاری را در زمان خودش انجام می‌دهید. مسلماً شنیدن نه از چنین فردی، کمتر منجر به اصرار و بحث‌های بعدیِ همکارتان می‌شود. آنان می‌دانند که شما از بی‌نظمی بیزارید و برای زمانتان ارزش فراوانی قائلید.

کارایی بیشتری خواهید داشت

اگر بخشی از انرژی و زمان خود را به جای گشتن دنبال نامه‌ها و پرونده‌ها، گیره‌ی کاغذ، ماشین پنس‌کوب، خودکار و ماشین حسابتان بر روی کارتان صرف کنید بدون اینکه بیشتر از دیگران انرژی و زمان صرف کرده باشید، کار بیشتری انجام داده‌اید. شاید برایتان جالب باشد بدانید مدیران ارشد سازمان‌ها به طور میانگین 6 هفته از سال به دنبال اطلاعات گم‌شده بین پرونده‌ها می‌گردند.

بنابراین منظم نگاه داشتن محل کار، یک راه ساده و بی‌دردسر برای افزایش بازدهی و سبقت گرفتن از همکارانتان است.

مغز در محیط سازمان‌یافته خلاق‌تر است

در یک محیط آشفته، مغز به ندرت می‌تواند بر روی تجزیه و تحلیل داده‌ها و یافتن راه حل مناسب تمرکز کند. در اغلب موارد، هر شخص در محیط منظم و سازمان‌یافته به مراتب خلاق‌تر است نسبت به زمانی که در محیطی شلوغ و بدون نظم قرار می‌گیرد. پس اگر شغل شما به گونه‌ای است که نیاز مبرمی به خلاقیت دارید، اولین اقدام شما می‌تواند مرتب کردن محل کارتان باشد.

دیگران از شما تعریف می‌کنند

چه بخواهید و چه نخواهید، اگر انسان منظمی باشید بارها از طرف دیگران مورد تعریف و تجمید واقع می‌شوید. اکثریت مردم چنان به بی‌نظمی و شلخته بودن عادت کرده‌اند که هرگاه همکاران و رئیستان به اتاق شما بیایند یا این مطلب را به زبان می‌آورند یا اینکه با نگاهشان چنین احساسی را به شما منتقل می‌کنند. به علاوه، هنگام غیبت کردن پشت سر شما، به جای بدگویی، از نظم و دقتتان تعریف خواهند کرد.

با روحیه‌ی بهتری کار می‌کنید

با توجه به موارد قبلی، این مسئله نیاز به توضیح چندانی ندارد. حفظ نظم محیط کار، انگیزه‌ی شما را افزایش می‌دهد و سبب می‌شود برای خود جایگاه بهتر و والاتری قائل شوید. با شنیدن تمجیدهای دیگران و مشاهده‌ی رضایت رئیس و مشتریانتان شارژ می‌شوید و اعتماد به نفس بیشتری می‌گیرید. بر روی کارتان بیشتر تمرکز می‌کنید و با تعهد بیشتری به انجام وظایفتان می‌پردازید.

با توجه به آنچه گفته شد، گمان نمی‌کنم تردیدی برای تبدیل میز و محل کارتان به محیطی تمیز و منظم باقی مانده باشد. در مقالات بعدی، نکاتی در مورد سازماندهی و مرتب کردن محل کار در میان خواهم گذاشت.